營業額卡卡,原來是『流程』出問題?

前幾天跟一個客戶開會,討論要如何將營業額在今年提高三倍,
在訪談的過程中,發現客戶一直很困擾公司內部的跨部門溝通問題

一直以來我的信仰就是
「一切溝通問題,流程給你答案」

只要是有2人以上,不要說協作,
哪怕是要傳達一個訊息,都有 訊息在流動
只要有訊息要流動,就必須要有 溝通的介面
這溝通的介面就是我們在畫 流程圖 中一定會出現的「產出物」

這個客戶 跨部門溝通 有障礙的原因,抽絲剝繭後發現,
其實是產出物定義不夠明確

部門跟部門之間
因為工作習慣不同、專業不同
所以使用的語言不同

導致 前手 跟 後手 對於產出物的認知不同,
也沒有專責的查核人員,來居中協助確認是否符合標準(含交付時間及質量),
因而產生的結果是,耗費大量來回溝通、修改的成本,
最後到客戶手上的成品,也不能100%符合老闆本身與客戶心中的期待。

而在這溝通的過程中,還曾使得其中一個員工感覺委屈因而離職
當老闆的是不是覺得很冤呢?

因此,雖然費時,但不能懶惰的是
在每次個案後,都要優化原有的工作模式

在流程優化的會議中
找出在這一次的工作過程中遇到的困擾
並共同討論出可行的解決方案

確認部門跟部門之間,對於跨部門的交付物有一致的共識

如此才能讓工作及服務效率皆提升
伴隨 客戶體驗 提升,客戶好評及轉介紹也會如雪片般飛來:)

附帶一提😃
更進一步,身為老闆的你
可以設法盡可能把所有工作流程拆解到最細,

為公司『規模化』在一開始的打底期
就建立好一套容易複製的系統流程
將來不論是誰來接手任何一個位置的工作
都有一套完整的SOP,可讓他在最短的時間上手該崗位的工作。

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