人力盤點四步驟搞定,身為老闆的你,不可不知的招數

《給力》一書中提到:「Netflix於2001年時裁員三分之一,不料當年聖誕節DVD播放器價格大跌,瞬間成為眾人選購禮物的熱門品項,使得公司的業務量大增,迫使Netflix必須用剩下三分之二的人力處理兩倍的工作量。」

不少老闆在經營企業的過程都會忽略「人才盤點」的重要性,但Netflix卻透過這項能力,成功讓員工完成雙倍的任務,而且樂在其中。

營收下滑就選擇裁員,小心這思維讓你陷入更嚴峻的危險

看到上述這個例子,不禁讓我回想起,幾天前餐廳老闆朋友打過來的抱怨電話,即便到現在,談話內容還是讓我忍不住替他捏了把冷汗。

「唉,從報表發現這個月公司的營收又下降了,已經連續三個月都這樣,但每個月要支付的薪水卻不變,搞得我壓力實在很大,說到底還不都是員工沒有達成我的目標,真不知道他們上班都在做什麼?這麼看來,感覺我應該要實施嚴格的裁員政策才行了!」

他一說完,我連忙提醒他:「先別衝動,以我多年的背景和經驗來說,如果一個老闆解決營收下降的辦法只有裁員,這是非常危險的。」

「為什麼?你有什麼根據?憑什麼這樣說我?」

聽得出來他有些情緒,我試圖不讓自己受到影響,接著反問道:「也許你有你的觀點,也不見得全部都是錯的,但你或許可以先停下來想想,你認為你的想法或思維真的正確嗎?因為營收下降,所以要裁員,這連帶的因果關係真的對嗎?」

被我這麼一問,他說不出話來,空氣瞬間凝結,時間彷彿靜止了一個世紀之久。

在電話這頭,聽到他深呼吸幾口,才慢慢回答:「可能的確,設想的不夠周到……那我該怎麼辦呢?」

拆解問題,對症下藥

問題一旦發生,逐步找出其來源、真因,從根源下手,才能真解決問題。

全盤蒐集事實、了解現況,釐清營收下降的關鍵原因。

以剛剛餐廳老闆的情境困擾來說,若營收下滑,是因為疫情影響、或競爭對手做誇張促銷、降價求售….等的外部原因導致的。

你還會認為,靠裁員來縮減成本的方式,是維持公司營運的唯一的解決之道嗎?

不過,如果真的不是外部的因素,該怎麼有效做好「人力盤點」呢?

今天這篇文章將會從概念、方法,再到盤點後要做的事情,一一為你分析解答。


人力盤點概念

首先,一個概念務必得先建構好,那就是 人力盤點與「組織架構、組織目標」密不可分。

這邊舉個例子來幫助理解。

以開餐廳為例,假設某餐廳他的年營收天花板在300萬,若老闆期望在第一年達到150萬業績,第三年完成250萬業績,到第五年可以穩定維持300萬業績,同時打算五到十年間展20家店。

有了事情、明確的目標,我們就可以從目標回推,得知幾個結論:

  1. 前五年要把公司所有流程、管理制度、人才訓練等制度完善地建立起來。
  2. 且營收至少要有兩年,維持在天花板的高度,如此一來,後五年展店的目標才有機會實踐。

但問題來了,要完成這些目標,老闆該雇用什麼人?這些人又該具備什麼樣的條件?分別做什麼樣的事情呢?

人力盤點四步驟方法

一、先將事情分類:如:內場、外場、行政、人資、會計、行銷….等

設想一個小的簡餐店,店內可能需要泡咖啡、站吧檯、服務員、做簡餐的人,辦公室可能還要處理行政、宣傳、行銷、財務的人。

二、照公司規模,評估所需職務、人數、性質

店面5桌和50桌所需的員工人數鐵定不同,5桌總共可能只要三個人,一個負責吧檯外場;一個負責內場;一個負責會計、行政、社群小編等的事情;50桌所需人力就大幅提升,在安排人力時,需特別留意排班這塊,配合一例一休、變形工時….等符合勞基法的排班制度。

《延伸閱讀》:勞動法規小知識02 一例一休|服務業想要善用人力、節省人事成本的基本常識|主管須知

三、清楚具體寫下職務的必備條件:包含特質、技能

特質面請從公司價值觀出發,若公司重視「溝通」,那在找內場的人選時,不會希望找個乖乖牌,說一做一,而會希望他是個對人充滿熱忱、喜愛與人接觸、古靈精怪的人,會思考做出來的餐點客戶是否會喜歡,會雞婆研發或實驗新菜單,嘗試給客人更好的用餐體驗。

技能面呈述的內容不能太過籠統,好比要找行銷企劃的人才,但只簡單說明要具備小編的能力是不合宜的。一定要清楚寫下像是具備兩年以上行銷經驗、廣告投放技巧有無實務舉證、寫文章、生產素材的能力需會到什麼程度等。

四、認真檢視現有人力是否符合職務條件

公司人力是不是符合所列條件,可能檢視後會發現原來冗員太多或人放不對位置,好比客服個性居然都不愛跟客戶互動,內勤個性反而比較活潑外向,透過盤點,事情得以簡單化,直接將客服與內勤人員對調即可。

盤點後要做的事情

不管是內部員工職位對調或是招募新進人員,公司都必須有一套相對應的「職前訓練」以及「工作說明書」。

工作說明書簡單來說,就是每個職務更細節的東西,包含步驟、流程圖等,公司一定要有一個觀念,不要期待能找到很厲害的人,要系統化讓來的人都能變得很厲害!

而公司在做內部分析盤點的過程,也可以一併思考什麼事情還沒執行,哪些東西是下個階段要做的,按照每個不同階段的需求與方向,制定相對應的對策。(完整規劃可參考微小型企業人資及營運管理年度委任顧問服務)

看完這篇人力盤點的文章後,有沒有哪個觀念是你印象最深刻的呢?歡迎在底下留言!與我們分享!

《延伸閱讀》:〈部分工時員工是否應給予例假及休息日工資?〉

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